Wordで文章作成するならビジネス文書の基本の形を覚えよう!

前回のレッスン:Wordは文字を打つだけのソフト?~準備編~

Wordは仕事で用いられるビジネス文書や学校や町内会の案内文など、ビジネス文書を作成するのに最適なソフトです。日常生活で目にすることの多いビジネス文書ですが、いざ自分で作成するとなると戸惑ってしまうことがありませんか?

今回のレッスンでは、前回クマくんが作成した案内文(?)に先生がアドバイスをしています◎

では、早速2人の会話を覗いて一緒にビジネス文書の基本を覚えちゃいましょう!

登場人物紹介

登場人物紹介。クマくんはパソコン初心者。そんなクマくんをほっとけない先生

ビジネス文書を作成するならWordを使う前に情報の整理をしよう!

クマくん
しょぼーん

先生
ん?

先生
わかりやすく落ち込んでいるね

先生
どうしたの?

クマくん
ハチミツ売れなかった

先生
!?

先生
もしかしてこの前の案内のやつ?

クマくん
それ

クマくん
誰も来なかった

先生
(忘れてた!!)

先生
そ・・・そっか

クマくん
町内会の掲示板に貼っといたのに・・・

先生
え!?あれを???

クマくん
うん

先生
そっか・・・

先生
掲示板に貼るにしてはちょっとシンプル過ぎたかもね

クマくん
がーーん

先生
ちょっと見直してみようか

見やすい文書ってどんな文書?

クマくんの作った読み難い文書

先生
これがクマくんの作った文書ね

クマくん
うん

先生が添削した文書

先生
こんな風にしたらもっと読みやすいんじゃないかな?

クマくん
おぉ!

クマくんが作った課題点だらけの文書

クマくんが作った文書の課題点

  • 発行日、宛先、差出人をスペースを使用して配置しているので右端が揃っていない。
  • タイトルが他の文字と差別化されていないので「誰に宛てた」「何の文書」なのかわかりにくい。
  • 説明がシンプルなので伝わりにくい。
  • 用紙に対して文章が少ないため余白が多すぎる。

先生が作った見やすい文書

先生が作った文書の見やすい文書のポイント

  • 発行日、宛先、差出人を左右にきっちり配置。
  • タイトルを他の文字と差別化して目立たせることで興味を引こう!
  • 文章に基本のあいさつ文を挿入し相手に失礼がないように!文書の内容をきちんと説明しておこう。
  • 概要爛は左右をきっちり揃えて見やすく!

【決定版】これが見やすいビジネス文書の基本形!

ビジネス文書の基本の形

見やすい文書のポイント

  • 一行目は発行日、配置は右揃え。次に宛先、配置は左揃え。次いで差出人、配置は右揃え。
  • タイトルは中央揃えが見やすい。文字は大きく、太字や下線などの装飾も効果的◎
  • タイトルの前後には一行ずつ行を空けると見やすくなる。
  • 文章の始まりには季節の挨拶や相手の安否を気遣う文書、日頃の感謝を示す挨拶文書をを挿入し相手に失礼がないようにしよう!
  • 文書の伝達事項を箇条書きで表す場合は始まりに「記」、終わりに「以上」を明記しておこう!
  • 伝達事項は左右の配置をきっちり揃えておこう!文書と文書の間に線を引くリーダーも効果的◎
  • 内容によって行の数を調整し余白が広くなり過ぎないようにしよう!

先生
基本の形を覚えるだけで読みやすさは解決するよ◎

クマくん
うん、読みやすいね

クマくん
で、これをどうやってWordでつくるの?

先生
そうだね、次回から基本の形を実際にWordで作っていこうか!

クマくん
次回か~

本日のまとめ

  • ビジネス文書には基本の形がある!基本を覚えて読みやすいい文書作成をしよう!

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先生
Wordで文書作成するならサクサク動くパソコンも必要ですよね!



先生
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先生
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クマくん
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