Wordユーザーの皆さま、リボンが何か説明できますか?

前回のレッスン:Wordを使うその前に!~ビジネス文書の基本を押さえよう~

Wordを使って文章作成をする機会は多いと思いますが、作成時にリボンをきちんと活用していますか?

今回のレッスンでは、前回先生が見本で作ってくれた文章を初心者のクマくんと一緒に作成して行きます◎

では、早速2人の会話を覗いて一緒にWordのリボンを活用して日付を入力せずに挿入してみましょう。

登場人物紹介

登場人物紹介。クマくんはパソコン初心者。そんなクマくんをほっとけない先生

Wordを使えば入力も省略出来る!?

クマくん
続き早よ

先生
ん?

クマくん
この前Wordで教えてくれるって言ってたやつ

先生

先生
(忘れてた!)

クマくん
ちゃんとビジネス文書が作れるようになりたい

先生
お!クマくんがやる気になってる!

クマくん
早よ

クマくん
早よ

クマくん
早よ

クマくん
早よ

クマくん
早よ

先生
(それは教えてもらう側の態度なのだろうか・・・)

クマくん
早よ

クマくん
早よ

クマくん
早よ

先生
じゃぁこの前作成した「ハチミツ販売会のお知らせ」を一緒に作ってみようか

先生
ビジネス文書を簡単に早く作成する手順を順を追って説明するね◎

先生
クマくんはWordで文書を作る時に全部キーボードで文字を入力しているようだけど、よく使う文章はキーボードを使わずに入力することも出来るよ◎

先生
今回のレッスンでは日付を簡単に入力する方法を一緒にやってみよう♪

クマくん
早よ

Wordで文章作成するならリボンを使おう!

STEP1:発行日の簡単な入力方法

STEP1:日付の挿入方法

本日のレッスン項目

リボンについて知ろう!

Wordを起動すると、標準的にはA4サイズの用紙が画面に表示され、用紙の左上から文章を入力することが出来るようにカーソルが表示されます。画面上部のイラストが並んでいる部分をリボンと呼びます。

Word2016_リボン

Wordには文章を作成する上で便利な機能がたくさんあり、ほとんどの機能をリボンから呼び出すことが出来ます。それぞれの機能は効果を簡単なイラストで表したアイコンをクリックすることで実行されます。Wordの機能は本当にたくさんあり一画面に全てを表示することが出来ない為、機能の効果に合わせて分類分けして一部の機能が表示されています。画面上部の「ファイル」、「ホーム」、「挿入」と書かれてあるのが分類の項目です。この部分をタブと呼びます。タブをクリックすることで表示されるアイコンを変更することが出来ます。グレーに表示されているのが現在選択されているタブです。「ファイル」は文書を保存したり、印刷したりする場合に使います。「ホーム」は基本的な機能が表示されています。文字を大きくしたり色を変えたり、文字の配置を変えたりする時はホームをクリックしましょう。

リボンの各部位(タブ、グループ、アイコン)

更にタブの中でも機能の効果に合わせてグループごとに表示されています。リボン下部、「クリップボード」や「フォント」「段落」などと表示されているのがグループの名前です。グループは機能を探しやすくするための目印なのでクリックしても何も起こりません。

タブには、<引っ張ったりつるしたりするためのつまみ>と言う意味があります。(コトバンク調べ)ノートや手帳などでも内容をすぐ検索出来るようにする為につまみ(インデックス)を作ったことありませんか?タブはインターネットを閲覧する際などにも出てくるデジタル用語となっていますが、そう考えるとイメージしやすくなるのではないでしょうか。

タブのイメージ

リボンを使って日付を挿入しよう!

それでは早速、ビジネス文書を作る時に最初に入力する発行日をリボンを使用して文書に入力していきましょう。

まずはカーソルの位置を確認しておきましょう。カーソルの位置に日付が表示されます。(カーソルって何?)

挿入>日付と時刻の順にクリック。

  1. <挿入>タブをクリック。
  2. <テキスト>グループ内の<日付と時刻>アイコンをクリック。
  3. <OK>をクリック。

日付を文書に挿入することが出来ました!

たったこれだけの操作で簡単に日付を文書に挿入することが出来ちゃいます!今日が何日なのかカレンダーを見なくても大丈夫なんです◎(※パソコンに登録されている日付が正しい場合に限る)

色々な表示形式の日付を挿入しよう

基本的なビジネス文書では和暦で表記することが多いと思いますが、英文だったり西暦で表示したい時はダイアログボックスの中で変更することが出来ます。

挿入>日付と時刻の順にクリック。

  1. <挿入>タブをクリック。
  2. <テキスト>グループ内の<日付と時刻>アイコンをクリック。
  3. <言語の選択>から日本語か英語をクリック。
  4. <カレンダーの種類>から和暦かグレゴリオ暦をクリック。
  5. <表示形式>の一覧から目的の表記をクリック。
  6. <OK>をクリック。

言語と種類を選んでOKをクリック!

<挿入>タブ、<日付と時刻>と順にクリックしていくと、<日付と時刻>と言う小さい画面が表示されます。これをダイアログボックスと言います。ダイアログボックスでは詳細な設定をすることが出来ます。右側に日付の表記方法を変更する所があります。<言語の選択>の右にある下向きの三角印をクリックすると日本語表記か英語表記かを選択することが出来ます。<カレンダーの種類>の右にある下向きの三角印をクリックすると和暦表記かグレゴリオ暦(西暦)表記かを選択することが出来ます。

西暦表記

試しに<言語の選択>を日本語表記、<カレンダーの種類>をグレゴリオ暦に選択してみました!<表示形式>の一覧に西暦での表記一覧が表示されています◎(青くなっているのが現在選択されている表示形式です)目的の表記をクリックして<OK>を押すと文書に挿入されます。

西暦もOK!

日付だけじゃなく曜日も一緒に挿入したり、縦書きの場合は漢数字で挿入することも出来るので便利ですね◎

もっと便利な使い方

もし、この文書を基本のテンプレートとして保存して使う場合、今の設定だと日付が過去のままになってしまいます。でも開くたびにその当日がきちんと表示されたら便利だと思いませんか?そうです。Wordはあなたの文書作成を少しでも楽にするようにきちんと用意してくれていますよ◎

早速ダイアログボックスを確認してみましょう。

日付を自動更新してくれる機能!

  1. <挿入>タブをクリック。
  2. <テキスト>グループ内の<日付と時刻>アイコンをクリック。
  3. <自動的に更新する>の左にある四角をクリック。
  4. <OK>をクリック。

パソコンに登録されている日付が表示される。

パソコンに登録されている日付が文章に挿入されます。

では、この文書を「練習」と言う名前で保存して、パソコンの日付を「2017年7月23日」から「2017年7月31日」に変更したらどのように表示されるか試してみましょう。

パソコンの日付を変えると文書の日付が自動で更新される!

パソコンの日付に合わせて文書の日付も変更されましたね!これで文書を開く度にその当日が表示されるので日付を変更する手間が省けますね◎

リボンの注意点

リボンに表示されるアイコンの数は画面の大きさによって変わります。小さい画面で表示している方は、アイコンを全て表示することが出来ず省略されてしまいます。

画面サイズによってアイコンの表示は変わる!

省略されている場合はグループ名をクリックすればアイコンが表示されます。また、アイコンが文字の場合とイラストの場合があります。どんな機能かわからない時は、そのアイコンの上にマウスを合わせてクリックしないで置いておくとどんな機能かを簡単に説明してくれるヘルプが表示されます。

本日のまとめ

  • リボンを使ってWordを使いこなそう!
  • 日付を入力する時は<日付と時刻>を挿入する機能を使えば簡単!
  • 様々な表記に対応している!
  • 自動更新を使えばファイルを開くたびに当日に!

クマくん
ほえー

先生
どう?ただ日付を入力するだけでも便利な機能があるよね

クマくん
うん

クマくん
使えそう

先生
こんな感じでどんどん便利な機能を使って順番にビジネス文書を完成しようね!

クマくん
続き早よ

ハチミツ買うなら対応、商品発送の早さ、商品の美味しさに定評ありの武州養蜂園オンラインショップにて!


クマくん
頭使うと糖分欲しくなるよね

先生
なる!

クマくん
ハチミツ食べたいな~

先生
それはちょっと若干ギリギリのやつだね

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