Wordを使えば文章の配置も楽チン！
前回のレッスン：Wordのリボンを使ってますか？～日付を入力せずに挿入しよう～
前回のレッスンで発行日の入力が出来ましたね。
ビジネス文書の基本では、発行日は用紙の右側に配置します。文書を移動する際にスペースを押して文章を移動していく方もいらっしゃいますが、それは間違いです。スペースの数によって右端が揃わなかったり、何より手間が掛かります。前回のレッスンで覚えたリボンを活用すれば、もっと簡単にキレイに文章を配置することが出来ますよ◎
では、早速２人の会話を覗いてWordの文章を配置する機能の活用方法をマスターしちゃいましょう！
登場人物紹介
スペースは卒業！揃える機能を活用しよう！
Wordで文章を左右に配置しよう！
STEP2：発行日の簡単な入力方法
本日のレッスン項目
文章を右揃えにしよう！
前回のレッスンで挿入した発行日の文章をクリックしておきます。発行日のどの文字の間でもカーソルが表示されていたらOKです◎
- 文章内のどこかをクリックしてカーソルを置く。
- ＜ホーム＞タブをクリック。
- ＜段落＞グループ内の＜右揃え＞アイコン
をクリック。
これだけで文章が用紙の右側に配置されます。
スペースを使うより簡単で早いですよね◎
配置するタイミングはいつがベスト？
では、発行日の設定が終わったので早速次の行を入力しましょう。次の行は宛先です。宛先を入力するために、今度は発行日の一番後ろにカーソルを置いてエンターキーで改行してみましょう。
カーソルが右側に配置されたまま新しい行が出来ました。
実はこれ、Wordの特徴なんです。Wordは改行した時に設定を引き継ぐ性質を持っています。今回は右揃えに設定した行から改行したので新しい行にも右揃えの設定が引き継がれてしまいました。ちなみに次の行は宛先を入力するので右揃えの設定は必要ありません。また改めて右揃えから左揃えに持って来て・・・と言うのはちょっと手間ですよね。
と言うわけで、Wordの設定を変えるタイミングは先に文字を入力をしてからがベストです。
今回の練習用の文章だったら、タイトルくらいまで左揃えのまま入力してしまいましょう。入力が出来てから配置を変えます。
左揃えと両端揃えの違いは何？
ところで、文章の配置の初期設定は＜左揃え＞になっていると思っていませんか？確かに、Wordを新規作成するとカーソルは左から始まります。でも、リボンを良く見てみると左揃えではないアイコンがグレーになっています。（現在設定されているアイコンがボタンを押し込んだような表示でグレーになっています）
では、＜左揃え＞＜両端揃え＞の違いはなんでしょうか。
＜左揃え＞と＜両端揃え＞の違いは、右端の処理です。＜左揃え＞と＜両端揃え＞は同じように文章が左から始まるのでパッと見は同じです。ただし、2行以上の長文になった場合に違いを見ることが出来ます。
＜両端揃え＞は文章の両端が揃います。それに対して、＜左揃え＞は左だけが揃います。なぜ、同じ文字数の同じ文章でも両端の揃い方が違うのでしょうか？Wordは、文章中の文字の余白を自動で調整してしまうことがあります。例えば、「あ」と「ｉ」だったら、文字自体の横幅が違いますよね？この場合、「ｉ」の左右に不自然な余白が空いてしまうので、Wordは文章を読みやすくする為に幅を調整してしまいます。そうすると１行に書ける文字数が変わってしまい、＜左揃え＞に設定していると１行の文字数が多い所と少ないとことで差が出てしまい、右側が揃わなくなってしまいます。
読みやすいキレイな文章を作成するには、＜両端揃え＞がおすすめです。初期設定のままにしておきましょう。
文章を中央に配置しよう！
では、続いては文章のタイトルにあたる部分を中央揃えにしていきましょう。
- タイトル文章内のどこかをクリックしてカーソルを置く。
- ＜ホーム＞タブをクリック。
- ＜段落＞グループ内の＜中央揃え＞アイコン
をクリック。
カーソルは動かしたい文章内のどこでも構いません。＜左揃え＞、＜中央揃え＞、＜右揃え＞、＜両端揃え＞を使えば、一瞬で文章をキレイに思い通りの配置が出来ますね◎Word以外にも、Excelやその他オフィスソフト、メール、ブログなど他のソフトも同じ様なアイコンを採用している場合がありますので、ぜひ使って見てくださいね。
段落を理解しよう！
最後に、配置をする時になぜクリックだけで文章が移動したのかを解説しておきます。
Wordの文章にはいくつかの単位があります。大きな分け方として、文字単位と段落単位に分けられます。文字単位は、その名の通り一文字以上を指します。「段落単位」は、文章の始まりから改行マークまでを指します。よく、「ひと段落がついた」なんて言いますよね。基本的に段落は話の展開が変わる部分に使用します。
ちなみに、Word初心者の方で、文章が右端に迫って来た時にエンターキーを押して改行してから次の行を入力し始める方がいらっしゃいますが、それは間違いです。エンターキーを押さなくても、１行に収まりきらない文章は自動的に２行目に送られます。もし、エンターキーで無理やり改行してしまったら、先ほどの＜両端揃え＞の設定をしていたとしても右端がガタガタになってしまいます。Wordで文章を入力する際には、話の展開を変える時までエンターキーを押さずに続けて入力していきましょう。
文字単位と段落単位の違いはご理解いただけましたでしょうか。
では、本日のレッスン内容である配置との関係ですが、＜左揃え＞、＜中央揃え＞、＜右揃え＞、＜両端揃え＞は、段落に対する設定です。要は、段落ごとに＜左揃え＞か＜中央揃え＞か＜右揃え＞か＜両端揃え＞を選びます。この機能だけで段落の一部分を左に、他の一部分を右に・・・などと言う複雑な設定は出来ません。段落が一緒に左か右か中央に移動します。
つまり、どの段落を左か右か中央に移動するかをWordに教えてあげれば良いので、段落内のどこかをクリックしていれば大丈夫なんです。
リボンのグループ名を見れば、文字単位で設定出来るのか、段落単位で設定出来るのかがわかりますよ◎
本日のまとめ
- 文章を揃えるアイコンを活用しよう！
- 文章内をクリックしていればOK！
- いちいち設定するのではなく、文章を入力してから配置すれば時間短縮になる！
- 初期設定は両端揃え！左端揃えとの違いを理解しておこう！
- 揃える機能は段落ごとに設定できる！
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